4 signalen dat Excel niet langer de juiste tool is voor je privacy management

Een groot onderdeel van AVG-compliance is het aantonen hiervan, ook wel bekend als accountability. Dit betekent dat je onder andere verwerkingsactiviteiten moet documenteren, maar ook informatie moet bijhouden over verschillende zaken zoals verwerkingsdoeleinden, het delen van gegevens en het bewaren van gegevens. Deze documentatie kan je vervolgens ook helpen om te voldoen aan andere aspecten van de AVG en het verbeteren van je data management.

Voor veel bedrijven en organisaties is Excel het uitgangspunt voor dit soort privacy management. Het is immers een applicatie waarmee je eenvoudig gegevens in tabelvorm kunt organiseren, analyseren en opslaan, het bestaat al sinds het einde van de jaren 80 en er zijn tal van instructievideo’s om je op weg te helpen.

Maar hoewel spreadsheet software zoals Excel een geweldige plek is om je privacy management te starten, heeft het zijn grenzen. Hier zijn vier signalen dat spreadsheet software misschien niet langer het juiste hulpmiddel is voor je privacy management.

1. Je hebt een overzicht gemaakt van je verwerkingsactiviteiten, maar nu moet je het onderhouden.....

Spreadsheet software kan werken wanneer je voor het eerst begint met je privacy management. Maar naarmate je bedrijf groeit, zullen de gegevens die je verzamelt, verwerkt en verstuurd veranderen. Je klanten veranderen, je applicaties (en de verwerkingsactiviteiten die daar bij horen) veranderen, derden veranderen, mensen oefenen hun rechten uit, enzovoort. Voor je het weet is spreadsheet software niet langer het handige hulpmiddel dat het overzichtelijk en gestructureerd houdt.  

2. Je hebt een groter team en wilt taken delegeren

Samenwerken in spreadsheet software kan echt een uitdaging zijn en kan snel resulteren in miscommunicatie. Zeker als het gaat om het delegeren van taken, het aanzetten van mensen om hun deel te doen en het bewaken van de voortgang, begint spreadsheet software al snel zijn grenzen te laten zien.

3. Overal kapotte formules..

Een van de belangrijkste kenmerken van een spreadsheet is de mogelijkheid voor een formule om te verwijzen naar de inhoud van een andere cel. Deze cel kan op zijn beurt het resultaat van een formule weergeven. Deze formules zijn eenvoudig te maken, omdat je eenvoudigweg een getal kunt vervangen door een celverwijzing. Spreadsheet software krijgt zijn kracht door de mogelijkheid om formules aan elkaar te koppelen en door problemen op te splitsen in een reeks van individuele wiskundige stappen, die kunnen worden toegewezen aan individuele formules in cellen.

Echter, de fouten in spreadsheets hebben vaak een waterval effect. Omdat je gegevensverwerkingsactiviteiten veranderen, zullen veel gebruikers cellen toevoegen en verwijderen. Maar als een cel in je spreadsheet ten onrechte wordt verwijderd of toegevoegd, zal dit grote gevolgen hebben. Verwijder of voeg een cel toe waar je niet verondersteld werd dat te doen, en de spreadsheet software zal alle relevante berekeningen verkeerd berekenen. Dit kan niet alleen leiden tot een verkeerde weergave van de gegevens die je verzamelt, maar kan ook veel tijd en middelen kosten om de fout(en) te vinden.  

4. Je wil meer dan alleen maar een aantal spreadsheets

Met een spreadsheet maak je in feite één tabel, terwijl je met een database een verzameling van vele, geautomatiseerde en gekoppelde tabellen gebruikt. Je kan een werkboek maken dat meerdere bladen bevat, die meerdere tabellen kunnen bevatten die met elkaar kunnen interageren, maar een werkboek mist de vastgestelde structuur van een database.  

Het is hier dat veel gebruikers te maken krijgen met het grootste probleem van spreadsheet software: inconsistente spreadsheets. Je ziet dit de hele tijd. Omdat je handmatig gegevens in meerdere werkbladen moet toevoegen en wijzigen is er geen centrale hub voor het beheer hiervan. En hoe groter een organisatie wordt, hoe groter dit probleem. Het wordt dan steeds moeilijker om het probleem op te sporen. En hoewel het haalbaar is om twee spreadsheets samen te voegen, wordt het steeds moeilijker om te weten welke spreadsheet goed en welke fout is.

Dus, wat kun je doen?

Als spreadsheet software niet meer voor je werkt, is het aan te raden om eens te kijken naar privacy management software zoals Privacy Nexus. Privacy Nexus is SaaS die je helpt met allerlei vormen van privacy management.

Met Privacy Nexus krijg je:

De tools en hulpmiddelen om een handzaam en onderhoudbaar register voor je verwerkingsactiviteiten en databases aan te leggen. Stel je register eenvoudig samen terwijl je overzicht houdt over de mogelijke risico's.

Een eenvoudige manier om eigenaarschap en verantwoording te creëren binnen je organisatie. Wijs werk toe aan andere gebruikers binnen de software en zie hoe en wanneer zij dit uitvoeren.

Audit trails om je te helpen bij het vaststellen hoe bepaalde informatie tot stand is gekomen en om je inspanningen op het gebied van compliance aan te tonen.

Hét startpunt voor je FG of PO. De uitgebreide dashboards in Privacy Nexus tonen alle relevante informatie binnen je privacy-administratie, zodat je op een eenvoudige manier de aandachtsgebieden kunt identificeren.


En nog veel meer!

Als de bovenstaande informatie je interesse heeft gewekt, vraag dan trial account aan.