Frequently Asked Questions

Over Privacy Nexus

Wat is Privacy Nexus?
Privacy Nexus is privacy management software die het werk van de Functionaris Gegevensbescherming en Privacy Officers vergemakkelijkt bij het implementeren en beheren van AVG compliance. Het ondersteunt het multidisciplinaire privacy team in hun dagelijkse werk en creëert toegevoegde waarde voor het management en security officers. Privacy Nexus vereenvoudigt de communicatie met interne belanghebbenden, klanten, overheden, partners en leveranciers.
Waarom heb ik Privacy Nexus nodig?
Met de AVG komen een aantal verplichtingen voor elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt. Privacy Nexus helpt je om aan deze eisen te voldoen door middel van het aanmaken en bijhouden van een verwerkingsregister, het uitvoeren van Data Protection Impact Assessments, het registreren van incidenten en datalekken en het monitoren van de compliance van derde partijen. Door gebruik te maken van Privacy Nexus bespaar je tijd en moeite die op je elders kunt investeren.
Wat onderscheidt jullie van de concurrent?
In de eerste plaats is Privacy Nexus gebruiksvriendelijke software met duidelijke vragenlijsten met gesloten vragen en zo min mogelijk juridische terminologie. Dit maakt het makkelijk te gebruiken voor mensen zonder enige juridische kennis. Ten tweede kan Privacy Nexus worden aangepast aan de eigen behoeften tegen een betaalbare prijs. Je past de software aan jouw manier van werken aan, en niet andersom. Ten derde is er een team van privacy adviseurs beschikbaar om privacy en juridisch advies te geven wanneer dat nodig is. De combinatie van deze drie punten biedt een praktische aanpak voor compliance die ons onderscheidt van onze concurrenten.
Is Privacy Nexus in meerdere talen beschikbaar?
Ja, Privacy Nexus is meertalig. Momenteel is Privacy Nexus beschikbaar in het Engels, Duits en Nederlands. Gebruikers kunnen eenvoudig schakelen naar de gewenste taal. Dit betekent dat je als organisatie kunt profiteren van het gebruik van al onze beschikbare talen. Deze functie maakt internationaal privacy management mogelijk.
Hebben jullie verschillende gebruikersrollen gedefinieerd in Privacy Nexus?
We hebben drie verschillende gebruikersrollen gedefinieerd in Privacy Nexus: admin, gebruiker en contactpersoon. Mensen met adminrechten hebben toegang tot elk onderdeel van de software; ze kunnen andere gebruikers toevoegen en verwijderen uit de software en ze kunnen een export maken van de informatie in Privacy Nexus. Mensen met gebruikersrechten kunnen systemen, verwerkingen en derde partijen en nieuwe gebruikers toevoegen, maar deze nieuwe gebruikers kunnen alleen als contactpersoon worden toegevoegd. De laatste groep, de contactpersonen, heeft alleen toegang tot de aan hen toegewezen systemen en/of verwerkingen.
Welke persoonsgegevens slaan jullie op in Privacy Nexus?
Onze visie voor Privacy Nexus is niet om de daadwerkelijke persoonsgegevens die jouw organisatie verwerkt op te slaan. Daarom slaan we alleen metadata op in de verschillende modules. De software vereist echter een beperkte hoeveelheid persoonsgegevens om de beoordelingen te kunnen uitvoeren. Voorbeelden hiervan zijn: de contactgegevens van medewerkers en de zakelijke contacten die zijn opgenomen in verwerkersovereenkomsten.
Houdt Privacy Nexus mijn voortgang bij?
Privacy Nexus houdt een audit trail bij van de antwoorden die worden ingediend. Op deze manier documenteert Privacy Nexus in de loop van de tijd je compliance status.

Development

Waar wordt Privacy Nexus gehost?
Ons datacenter is gevestigd in Haarlem, Nederland.
Hoe houden jullie Privacy Nexus up to date?
We zijn continu bezig om Privacy Nexus te verbeteren, op basis van de feedback van onze klanten en de ervaring van onze privacy consultants. Zij passen hun gebruikerservaringen en privacy updates voortdurend toe in Privacy Nexus.
Welke toekomstige ontwikkelingen hebben jullie gepland voor Privacy Nexus?
We zijn voortdurend bezig met het verbeteren van Privacy Nexus op basis van de behoeften van onze klanten en de ontwikkelingen in het privacy vakgebied.

Licensing and sales

Hoeveel gebruikers kan ik toevoegen aan Privacy Nexus?
Een licentie voor Privacy Nexus is een all-in model. Dit betekent dat je een onbeperkt aantal gebruikers en verwerkingen kunt toevoegen aan Privacy Nexus.
Kan ik de verschillende onderdelen van Privacy Nexus ook apart afnemen?
Nee, het is niet mogelijk om slechts een bepaald deel van de modules in Privacy Nexus aan te schaffen. Met een licentie voor Privacy Nexus heb je altijd toegang tot het complete pakket aan functionaliteiten. Dit betekent ook dat wanneer wij nieuwe features aan Privacy Nexus toevoegen, je automatisch toegang krijgt tot deze nieuwe features.
Kunnen we Privacy Nexus ook eerst uitproberen voor we een licentie afnemen?
Ja, het is mogelijk om een trial account aan te vragen voor Privacy Nexus. Op deze manier kun je zelf goed zien wat wij te bieden hebben, en het aan de mensen laten zien die onderdeel zijn van de besluitvorming.

Support

Komt Privacy Nexus met een handleiding?
Via Privacy Nexus hebben gebruikers toegang tot onze Knowledge Base. Dit is een handleiding om je te helpen aan de slag te gaan met de software. De Knowledge Base begeleidt je stap voor stap door elke module om je te leren de software correct te gebruiken. Met behulp van onze privacy consultants werken we de Knowledge Base voortdurend bij en voegen we nieuwe informatie toe. Op deze manier is de Knowledge Base altijd up to date met de laatste ontwikkelingen op het gebied van privacy.
Kan ik mijn bestaande verwerkingsregister importeren in Privacy Nexus?
Op dit moment is het niet mogelijk om je bestaande verwerkingsregister in Privacy Nexus te importeren. Echter, tegen een meerprijs bieden wij de mogelijkheid om het bestaande verwerkingsregister door ons te laten importeren.
Kan ik een export maken van de informatie in Privacy Nexus?
Ja, het is mogelijk om het verwerkingsregister uit Privacy Nexus te exporteren. Dit is alleen mogelijk voor iemand met adminrechten. De export is een excelbestand en kan worden gebruikt om aan bijvoorbeeld de Autoriteit Persoonsgegevens of de raad van bestuur te overleggen.
Wat voor ondersteuning bieden jullie wanneer we starten met het gebruik van Privacy Nexus?
Onze klantenservice helpt je graag bij al je vragen. Daarnaast hebben we een handleiding opgesteld, onze Knowledge Base, welke beschikbaar is via Privacy Nexus. Wanneer je behoefte hebt aan meer uitgebreid privacy advies, helpen we je graag op weg - bijvoorbeeld met onze Strippenkaart voor privacyadvies.